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日々の学びをアウトプット!

仕事の引継ぎ| 教える力と教わる力

職場であたらしい仕事を担当することになりました!

前任者が忙しくて手が回らず、引継ぎをお願いしたいとのこと。

「自分の感性で好きなようにデザインして~」と信頼感あふれる丸っと投げで、戸惑う部分もありますが、あたらしい仕事にワクワクがとまりません。

そこでふと考えた、「教える力」と「教わる力」。

今回は教わる側が感じた、こうやって教えてもらえるとわかりやすい!の部分と教わる側の心得を備忘録として残します。

教える側に立った場合

まずは教える側が気をつけたいことです。

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 01. 相手の前提(知識)を確認する

教える側はついつい忘れがちになることが、
「相手がどれだけの素地をもっているのか?」ではないでしょうか。
自分ができる=相手もできるだろう、との思い込みがどこかで発生していませんか?

相手側が現在持っている知識、何ができて何ができない、という前提条件をまずは確認。
そうすれば、相手にとっての無理難題をおしつけることもなくなります。
現時点でできることを少しずつレベルアップしてもらう。
やみくもに詰め込んで伝えても受け取る側がいっぱいいっぱいだと伝わらない。
教える側の心のゆとりと時間のゆとりが必要ですね。
ここをしっかり頭にいれておくべきでしょう。

02. 目的をきちんと伝える

どうしてその仕事をあなたに任せるようになったのか?
あなたに何をしてほしいのか?

業務の内容だけではなく、バックグラウンド含めゴールを明確にしてあげると、納得感が得られて伝わりやすいのではないか…?と思います。

この業務ができるようになったら、最終的にはこういう風に仕上げてほしい。というような未来目標を伝えることも、やる気の引き出しにつながります。

最終的なゴール(着地点)が分かると、そこまでのルートを最短かつ最適な方法で到着するために、能動的に考えるきっかけにもなりますよね。

 

逆にこれは困るなぁ、と思うのは、業務を点で説明すること。

仕事を押しつけられた感を感じませんか?
これはやはり納得感がないからだと思います。

点の作業でもどこからきてどこにつながっていくのか、全体を見回すことができないとやらされ仕事で楽しくありません。

自分のやっている業務がどこにつながり、最終的にどうなるのか?
俯瞰して見渡すことができれば、もっと効率的に動けるように工夫したり、責任感をもって仕事に取り組むなど行動が変わると思います。

03. 期限を伝える

詳細な期限がほしいです。
「なる早」「時間があるときに」ではなく、「明日の午前中まで」や「今日中」など。
感覚的な言葉は人によってとらえ方も違うので、認識の乖離が発生しがちです。
依頼されたときに指示がなければ、自分から聞く心づもりを持ちたいですね。

04. 業務の頻度を伝える

繰り返しの業務なのか、一度きりの業務なのか?
何度も発生するようなタスクであれば、回数をこなせば記憶に定着するでしょう。
しかし一度きりの業務、もしくは頻度の低い業務については、その場ではこなせても後日できないことがあります。

頻度を伝えることで、とるメモの内容も変わります。
ぜひ伝えてみてください。

教わる側に必要なこととは?

では、教わる側がすべきことは何でしょうか?

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01. つねに目的地を考える

「自分に求められていることはなに?」
「自分が担当することによって、どうなってほしいのか?」
「何に応えなければならないのか」を把握することだと思います。

 ただ「作業」として業務をこなすのではなく、つねに目的意識を持ちゴールを考えること。この人に依頼してよかった、と思ってもらえたら最高ですよね。

「 相手側の立場に立って」「次のアクションを想定した上で」依頼された内容に取り組めば、一歩先を読んだ形で相手のニーズに応えられる確率が上がります。と同時に、次に何を言ってきそうか」も読めるようになり、仕事の段取りの力も向上していくことになる

細谷 功. メタ思考トレーニング 発想力が飛躍的にアップする34問 より

*私の場合、一歩先を読みすぎて暴走傾向にあり。
指示が遅いよな~と待ちきれずあれもこれも手を出してしまい、指示がくるころにはもう終わっています。しかしその指示内容が自分の終わらせた内容と違った!なんてこともしばしば…。
そうなるとやり直し作業になるので時間の無駄となってしまいます。
いつのタイミングで指示がきてもいいように準備だけしておき、フレキシブルに対応する。これが今後の目標です。

02. きちんとメモをとる

メモをスマホで…という方もいらっしゃるかもしれませんね。
私は紙に殴り書きしたあとに、エクセルにまとめています。
初期のころはあれもこれも書きなぐり、どこかに書いたけど探し出せない…なんてこともよくありました。

業務が分かるようになり、余裕もでてきたあたりから、メモをエクセルにまとめる。
その際、画面のスクショや出来上がりの写真なども添えることができたら、次回の作業がとてもスムーズにできます。ビジュアルがあると再現性が高いと思います。

これはそのまま引継書として使えますし、休暇時に代理で業務をお願いする方にも見てもらえれば、滞りなく進むでしょう。

「〇〇さんにしかできない仕事」ではなく、手が回らないときはそれをみてヘルプしてもらえる、そんな環境づくりにも役に立つのではないでしょうか。

結論

教える側がどうわかりやすく伝えるのか、という一点にフォーカスしがちですが、
教わる側もしっかりとした心構えをもって取り組むことが大事だと思いました。

結局はお互いのコミュニケーションが大切である。

今の自分は教わる立場ですが、いつかは教える立場になるかもしれません。
そのときはこの記事を見返して、教わる側の気持ちを思い出そう。

そして、今は「教わる力」をしっかりと鍛えて迷惑をかけないようにしていきたいと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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